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——中國市政工程協(xié)會(huì)五屆五次理事會(huì)暨全國市政金杯示范工程頒獎(jiǎng)大會(huì)承辦工作斷想

    寫在前面  4月18日至20日，集團(tuán)公司與浙江省市政行業(yè)協(xié)會(huì)共同承辦的中國市政工程協(xié)會(huì)五屆五次理事會(huì)暨全國市政金杯示范工程頒獎(jiǎng)大會(huì)在杭州隆重召開。全國市政行業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、代表及隨行人員近400人參加會(huì)議。
    這次大會(huì)是集團(tuán)公司首次承辦市政行業(yè)全國性大會(huì)，也是集團(tuán)公司迄今承辦的最大規(guī)模會(huì)議。為順利完成大會(huì)承辦工作，集團(tuán)公司作了精心準(zhǔn)備和周密安排，并組建了會(huì)務(wù)組、后勤保障組、活動(dòng)安排組及青年志愿服務(wù)隊(duì)，負(fù)責(zé)各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作的實(shí)施。在集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持、指導(dǎo)下，在全體工作人員的共同努力下，集團(tuán)公司當(dāng)好東道主、熱情迎嘉賓，圓滿完成了各項(xiàng)任務(wù)，受到與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、代表的充分肯定和好評，并通過承辦大會(huì)，展示了新形象，提升了美譽(yù)度，擴(kuò)大了影響力。
    承辦大會(huì)使集團(tuán)公司鍛煉了隊(duì)伍、收獲了經(jīng)驗(yàn)，透過各工作小組的點(diǎn)滴感受，我們體會(huì)到大家的辛勤工作和努力付出——
 

會(huì)務(wù)組

    會(huì)務(wù)接待是公務(wù)接待的重要環(huán)節(jié)，是體現(xiàn)企業(yè)文化的重要方式。會(huì)務(wù)安排是否做到未雨綢繆，直接關(guān)系到會(huì)務(wù)工作水平和會(huì)議的順利召開。
    承蒙集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)的信任，我有幸參加了大會(huì)的會(huì)務(wù)接待工作，面對這項(xiàng)艱巨的任務(wù)，絲毫不敢松懈。通過細(xì)致、周到和熱情的接待工作，我們充分展示了自己的能力和形象，以及全體工作人員的精神風(fēng)貌?；仡櫿麄€(gè)會(huì)務(wù)工作，體會(huì)、感受頗深。
    有人說，“小事成就大事，細(xì)節(jié)決定成敗。”要做好會(huì)務(wù)工作，最重要的是要將工作做“細(xì)”，做到各方面成竹在胸。為辦好大會(huì)，集團(tuán)公司進(jìn)行了精心策劃和組織：一是安排整體、流程規(guī)范。細(xì)分了會(huì)務(wù)組、后勤保障組、活動(dòng)安排組，更是創(chuàng)新地設(shè)立了青年志愿服務(wù)隊(duì)，提前預(yù)演會(huì)務(wù)內(nèi)容。會(huì)議期間，在開會(huì)、用餐、考察等環(huán)節(jié)，做好手機(jī)短信提示服務(wù)，既提高工作效率，又增添人文關(guān)懷。二是溝通有效、信息全面。在獲悉來賓信息后，提前通過電話了解基本情況，主要包括交通工具、抵離時(shí)間、職務(wù)、性別、人數(shù)、聯(lián)系方式、日程安排等，確保接待到位。三是考慮周全、服務(wù)高效。根據(jù)會(huì)務(wù)工作的需要，專門設(shè)計(jì)制作了會(huì)議指南、背景板、代表證、工作牌等會(huì)議用品，并融入了集團(tuán)公司視覺識(shí)別系統(tǒng)的相關(guān)元素，還重新制作了宣傳冊和宣傳片，統(tǒng)一了工作人員著裝，展現(xiàn)了良好的企業(yè)形象。
    俗話說，“一只螞蟻來搬米，搬來搬去搬不起；兩只螞蟻來搬米，身體晃來又晃去；三只螞蟻來搬米，輕輕抬著進(jìn)洞里。”18日下午，中國市政工程協(xié)會(huì)、中國市政工程網(wǎng)等工作人員雖然與我們是初次見面，但是通過分工、協(xié)作，僅用了3個(gè)小時(shí)就把400份會(huì)議資料全部分裝完成。正所謂“同心山成玉，協(xié)力土變金。”我們感到，要做好團(tuán)隊(duì)協(xié)作，要給予彼此充分的支持，要微笑多一點(diǎn)、謙虛多一點(diǎn)、主動(dòng)多一點(diǎn)、服務(wù)多一點(diǎn)。
    每一項(xiàng)會(huì)務(wù)工作的出色完成，需要傾入大量心血和精力，每一項(xiàng)工作的過程都是一次學(xué)習(xí)和提高的過程。通過這次會(huì)務(wù)工作，我感到了自己的不足之處：首先是工作不夠細(xì)心。雖然事先準(zhǔn)備了代表名單，但是在整理名單時(shí)還是出現(xiàn)了重復(fù)、漏網(wǎng)的現(xiàn)象。其次是細(xì)節(jié)了解不夠具體。盡管中國市政工程協(xié)會(huì)這次壓縮了參會(huì)單位和人數(shù)，但還是有許多獲獎(jiǎng)工程參建單位前來領(lǐng)取獎(jiǎng)杯和證書，我們與協(xié)會(huì)的溝通不夠，導(dǎo)致現(xiàn)場人流短時(shí)擁堵。最后，也是最大的不足，是對杭州還不夠了解。當(dāng)幾位代表讓我介紹西湖風(fēng)景名勝時(shí)，我自認(rèn)為很熟悉自己生活的這座城市，但事實(shí)并非如此，當(dāng)他們問到更細(xì)的內(nèi)容時(shí)，我卻不能說得十分到位，感到很慚愧。
    總體來說，我這次順利完成了集團(tuán)公司交辦的有關(guān)會(huì)務(wù)、接待工作，但是表現(xiàn)還不夠出色。今后，我會(huì)努力提高素質(zhì)，彌補(bǔ)不足，將自己鍛煉得更強(qiáng)大、更專業(yè)化，進(jìn)一步加快個(gè)人成長，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。（行政人事部 帥寶枋）

后勤保障組

    這次大會(huì)，后勤保障組順利完成了參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓的全部接送以及會(huì)議期間的用車任務(wù)，使我們真正體會(huì)到相互理解、精誠合作的真諦，尤其是駕駛員的辛苦工作，使人感動(dòng)之余又心生敬意。
    在集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和精心布置下，13名駕駛?cè)藛T從16日開始就投入到會(huì)議的用車任務(wù)中。5天的工作，5天的相處，使我們對平時(shí)不甚起眼的駕駛工作刮目相看，他們的辛勤付出讓我們看在眼里，記在心里，同時(shí)也展現(xiàn)在全國同行面前。
    一些被臨時(shí)借用來充當(dāng)駕駛員的同事感慨地說，“從沒有這么了解過駕駛員的工作，以前總覺得做駕駛員很輕松，不就是開開車嘛，不用費(fèi)多少腦筋，現(xiàn)在覺得他們真的很辛苦”、“原來駕駛員不好當(dāng)”、“駕駛員，太累了”……道出了親歷者的共同心聲。
    這次大會(huì)的參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓有的坐飛機(jī)來，有的乘火車來，時(shí)間不一致，地點(diǎn)不一樣，有的近，有的遠(yuǎn)，有的早，有的晚。但是不管什么時(shí)間、什么地點(diǎn)，所有駕駛員都能做到思想統(tǒng)一、行動(dòng)聽指揮，有任務(wù)時(shí)出車、無任務(wù)時(shí)集中待命，接到任務(wù)毫無怨言，不論駕駛半天還是一個(gè)小時(shí)，不論在市區(qū)還是到外地，始終態(tài)度熱情、服務(wù)周到，保質(zhì)保量完成任務(wù)。因?yàn)樗麄兩钪?，一點(diǎn)點(diǎn)失誤都可能給企業(yè)形象帶來難以彌補(bǔ)的不良影響，所以有的雖然家近在咫尺，也連續(xù)幾天不回去，寧愿犧牲與家人團(tuán)聚，也要堅(jiān)持做好迎來送往的服務(wù)工作，他們樸實(shí)的言行令人感動(dòng)。
    集團(tuán)公司承辦這次大會(huì)，不僅使我們積累了辦會(huì)的寶貴經(jīng)驗(yàn)，更是加強(qiáng)了同事之間的溝通交流和相互理解，使我們的團(tuán)隊(duì)更具凝聚力和戰(zhàn)斗力。
    最后道一聲：駕駛員們，你們辛苦了?。ㄐ姓耸虏?肖存興）

活動(dòng)安排組

    作為大會(huì)活動(dòng)安排組，我們認(rèn)為要搞好會(huì)務(wù)接待不僅需要用心、耐心和細(xì)心，更需要縝密安排，每個(gè)小小的細(xì)節(jié)體現(xiàn)的不僅僅是員工做事、處事的態(tài)度，更多的是關(guān)系到企業(yè)的形象和聲譽(yù)。
    活動(dòng)組在明確任務(wù)后，立即挑選落實(shí)成員，分工責(zé)任到人，做到集思廣益、發(fā)揮團(tuán)隊(duì)作用。在醞釀考察活動(dòng)方案時(shí)，活動(dòng)組積極參與，最終確定了A、B、C三條考察線路，并進(jìn)一步與旅行社明確日程安排、具體地點(diǎn)、用餐標(biāo)準(zhǔn)和車輛配備等情況，努力做到周密籌備。
    18日，根據(jù)工作安排，我們早早來到賓館布置好簽到處。隨著代表陸續(xù)抵達(dá)，會(huì)務(wù)組和活動(dòng)組熱情細(xì)致地做好代表簽到、考察線路登記、會(huì)議資料發(fā)放、引導(dǎo)辦理入住手續(xù)等工作，忙碌、緊湊又有序，一直持續(xù)到晚上11點(diǎn)多。當(dāng)天，活動(dòng)組負(fù)責(zé)代表考察線路的選擇和介紹。由于電腦數(shù)據(jù)不能共享，活動(dòng)組不能準(zhǔn)確掌握代表的信息，給考察登記帶來了難度。但是活動(dòng)組本著積極負(fù)責(zé)的態(tài)度，利用移動(dòng)e管家，在18、19日多次發(fā)送短信，溫馨提醒代表及時(shí)登記考察線路，以彌補(bǔ)重復(fù)登記的不便?；顒?dòng)組與會(huì)務(wù)組相互協(xié)調(diào)，認(rèn)真核對人數(shù)，登記考察人員，確保信息不遺漏。
    20日，是活動(dòng)組的重頭戲。由于當(dāng)日下了小雨、氣溫驟降，活動(dòng)組預(yù)先通過短信提醒代表出發(fā)前及時(shí)添衣并帶好雨具。共有146人參加考察活動(dòng)，代表年齡參差不齊，活動(dòng)組讓志愿者對年長的代表要特別留意照顧，處處體現(xiàn)細(xì)心關(guān)懷、無微不至。由于參加B線的考察人員多達(dá)91人，領(lǐng)隊(duì)在出發(fā)前一再重申，大家要注意財(cái)產(chǎn)和生命安全，鄰坐要相互照顧，并告之其聯(lián)系方式。因時(shí)值雙休日，景區(qū)人流較大，但我們努力克服了代表們在景區(qū)自由活動(dòng)帶來的管理難度，并盡力滿足他們的個(gè)性需求，如增加購買土特產(chǎn)的時(shí)間，等等。令人欽佩的是，降溫后志愿者仍穿著單衣服務(wù)在考察點(diǎn)上，尤其是黨辦副主任韋新，在年齡較大、身體不適且家中有要事急需處理的情況下，毅然堅(jiān)持負(fù)責(zé)C線考察活動(dòng)，一直堅(jiān)守到最后把大家安全送到賓館。帶病堅(jiān)持、默默工作雖然只是一件小事，但是他們這種舍小家、顧大家的無私奉獻(xiàn)精神，值得我們學(xué)習(xí)和發(fā)揚(yáng)。
    為期三天的會(huì)務(wù)工作盡管忙碌而緊張，但是個(gè)中的喜悅已經(jīng)沖淡了辛苦和勞累。全體工作人員都能樹立大局觀念和一盤棋思想，各負(fù)其責(zé)，分工不分家，對交叉性工作加強(qiáng)溝通、相互銜接，圓滿完成了各項(xiàng)任務(wù)，交出了一份合格的答卷。（工會(huì)辦公室 陳黎萍）
 

青年志愿服務(wù)隊(duì)

    青年志愿服務(wù)隊(duì)根據(jù)集團(tuán)公司的統(tǒng)一部署，在會(huì)前一個(gè)月就制定了工作計(jì)劃和預(yù)案，明確分工，落實(shí)責(zé)任。我們的工作主要包括參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓接站、后勤保障和會(huì)務(wù)協(xié)助等方面，任務(wù)繁雜、頭緒較多、時(shí)間跨度大。我們的主要任務(wù)，一是去機(jī)場、火車站迎接參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓。我們隨同集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)一起在機(jī)場、火車站迎候，嶄新、鮮艷又體現(xiàn)企業(yè)形象的紅馬甲、小紅帽成為一道亮麗的風(fēng)景線。集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)務(wù)組織部門充分考慮到杭州的交通狀況，制定了周密的計(jì)劃，指導(dǎo)志愿者克服了種種困難，順利完成了接站工作，并陪同代表到達(dá)目的地與會(huì)務(wù)組人員做好交接工作。二是在賓館各區(qū)域做好現(xiàn)場引導(dǎo)、維持秩序及后勤保障等工作。我們事先熟悉了駐地的環(huán)境，努力做到微笑相迎、有問必答。三是協(xié)助會(huì)務(wù)組人員安排代表報(bào)到、住宿等工作。由于參會(huì)人員多達(dá)400人，因此工作復(fù)雜繁瑣，但是我們不嫌麻煩、靈活機(jī)動(dòng)、妥善應(yīng)對。四是會(huì)后陪同代表考察，介紹杭州及企業(yè)概況，一路歡聲笑語，在與代表的交流中受益匪淺。
    在全體志愿者的共同努力下，服務(wù)工作順利完成，大家團(tuán)結(jié)一心、熱情細(xì)致的服務(wù)和充滿朝氣的良好精神面貌得到了與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)和代表的贊許，中國市政工程網(wǎng)記者還對我們專門進(jìn)行了采訪和報(bào)道，我們由衷地感到開心和自豪。
    通過這次服務(wù)活動(dòng)，我們也看到了存在的不足，由于是初次承擔(dān)大型會(huì)議服務(wù)工作，志愿者表現(xiàn)得熱情有余、經(jīng)驗(yàn)不足，在遇到問題時(shí)，與大會(huì)組織者的匯報(bào)、交流不夠，有時(shí)出現(xiàn)了工作銜接不到位等情況，有待改進(jìn)和提高。不過有了第一次的經(jīng)驗(yàn)，我們相信今后會(huì)加倍努力、揚(yáng)長避短、做得更好。（計(jì)劃合約部 郭霞輝）